Scholz, Mahovská: Jak udržet schopného auditora

16.06.2015

Na konferenci SAK 2. června prezentoval Mgr. Pavel Scholz, Ph.D. společný příspěvek s Mgr. Hanou Mahovskou (oba VFN) na téma: „Problematika řízení interních auditů“ s podtitulem „Jak udržet schopného auditora“.

Následující text není výňatek z odborných publikací či jiné literatury, ale souhrn praktických informací na konferenci sdělených, uvedl Scholz a pro web SAK pokračoval:

V první řadě je potřeba umět najít schopného zaměstnance, který má zájem podílet se na změnách prostřednictvím auditů. Poté, co se nám to podaří (ať již správně, či nesprávně), je třeba správně identifikovat jeho potřeby, nabídnout mu adekvátní dovzdělání (auditor) a následně ho se zkušeným auditorem-školitelem vyslat do terénu, kde si nově získané znalosti prověří v praxi. Až poté zjistíte, zda je auditor schopen najít shodu/neshodu praxe s řízenou dokumentací a sdělit ji přímo na místě, případně argumentovat tak, aby ji před ostatními obhájil a vysvětlil. V takový okamžik je otázka, zda zaměstnanec opravdu chce, nebo nechce být auditor.

Vzhledem k tomu, že ve VFN pracuje přes 5700 zaměstnanců, má 55 auditorů (nehledě na výši pracovního úvazku - počet auditů), je snahou oddělení kvality VFN auditory dovést k jednotnému výkladu na shodu/neshodu. K tomu, aby auditoři měli stejný pohled na věc, ve VFN slouží tzv. interpretační setkání auditorů, kde se řízeně diskutuje (někdy trochu ostřeji) o tom, co shoda/neshoda v dokumentaci, praxi byla či nebyla.

Jeden z největších přelomů v činnosti auditorů ve VFN je, když se podaří „zlomit“ nebo spíše změnit pohled auditora z „audituji za kliniku“ na „audituji pro VFN“. Toto smýšlení se snažíme podpořit různě, třeba i tím, že interní auditoři VFN mají totožné ID karty lišící se pouze ve jméně a fotografii auditora.

Ve VFN není možné, aby auditor auditoval své pracoviště, přesto možná nejtěžší úkol pro auditora nastává v okamžiku, kdy v rámci interního auditu narazí na kamaráda, kolegu, významného profesora. Udržet profesionalitu, nezaujatost a směr auditu je velmi náročné.

Proces přerodu zaměstnance v auditora se dá shrnout do fází, které popsala Kübler-Ross: Šok, negace, popírání, agrese, smlouvání, akceptace – uvědomění, ve kterékoliv z těchto fází můžete zjistit, že auditor tuto práci již dělat nechce, či mu něco chybí.

Jak tedy schopného auditora udržet?

V první řadě mu dát administrativní support (ve VFN je elektronický systém evidence auditů); správně identifikovat jeho potřeby – je odměňován finančně i nefinančně; dát mu k dispozici pomoc v případě, že ji potřebuje; při neadekvátních reakcích ze strany jiných pracovníků ho chránit stran managementu; v neposlední řadě je důležité i poděkovat za prováděnou práci a udržovat s ním komunikaci. Toto vše může pomoci v tom, aby schopný člověk na pozici auditora setrval a dělal pro společnost potřebnou práci – práci auditora.

Děkuji všem auditorům VFN za jejich práci a snad tento příspěvek přijde ostatním kolegům vhod.